Comunicado de prensa
Corte Plena aprueba reglamento
- Normativa reglamentaria establece pautas para cumplimiento de Ley 8968, sobre la Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.
- Es de acatamiento obligatorio para todo el Poder Judicial, en el manejo de información pública.
Homologar las acciones a seguir para la recolección, almacenamiento, tratamiento y manejo de los datos personales que incluyen resoluciones o documentos judiciales, que contengan datos sensibles, es el fin que persigue el “Reglamento de Actuación de la Ley de Protección de la persona frente al Tratamiento de sus datos personales en el Poder Judicial”, que aprobó Corte Plena.
El citado reglamento fue propuesto por la Comisión de Datos Personales del Poder Judicial, integrada por los magistrados Carlos Chinchilla Sandí, Coordinador, Paul Rueda Leal, la magistrada Julia Varela Araya, y quien en su momento fue director de Tecnología de la Información, Rafael Ramírez López (jubilado) . Además contó con la colaboración de especialistas en la materia procedentes de los Centros de Información de las Salas de la Corte y el Digesto de Jurisprudencia y de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes.
El reglamento define los lineamientos institucionales para el tratamiento de la información que se genera en el Poder Judicial, de previo a su publicación en Internet o por cualquier medio de acceso a terceras personas, con el fin de garantizar el derecho al acceso a la información pública de carácter judicial, pero guardando el equilibro con el derecho a la autodeterminación informativa, para evitar acciones discriminatorias.
Se incorporan una serie de conceptos básicos para su efectiva aplicación como lo son la autodeterminación informativa, datos personales, datos de personas de acceso irrestricto o acceso restringido, datos sensibles, despersonalización, persona interesada, identificada o identificable, redactora, entre otros.
“Estos artículos deberán ser aplicados por los despachos u oficinas judiciales, independientemente de la materia que se trate, en aquellos documentos, resoluciones escritas o información que emitan y que deba ser difundida, publicada o puesta a disposición de terceras personas que no forman parte del proceso. También deberán protegerse, cuando contengan datos sensibles y previo a su publicación, difusión o puesta a disposición de terceras personas, aquellos fallos emitidos oralmente, sea en audio o video. No obstante, hasta tanto no se cuente con herramientas y plataforma tecnológica que permita dicha protección, no podrán ser publicados”, destacó la norma reglamentaria aprobada por Corte Plena.
Se detalla que son de acceso público en las bases de datos oficiales del Poder Judicial, las resoluciones emitidas por los Tribunales Superiores que se encuentren en firme y las de las Salas de la Corte Suprema de Justicia y no podrá publicarse aquella información que esté protegida según lo establece la Ley 8968.
Las personas encargadas de la protección de datos, tendrán entre sus obligaciones analizar si procede la despersonalización de la información en las resoluciones o documentos que se le han remitido para estudio, proceder a despersonalizar los datos personales de acceso restringido y de carácter sensible y depositar el documento en el Repositorio Único de Sentencias Judiciales Despersonalizadas (RUSJD) y luego, el Digesto y los centros jurisprudenciales de las Salas tendrán a su cargo la respectiva publicación.
Para el reemplazo de los datos personales se utilizará la etiqueta “Nombre001”, el cual se constituye en un consecutivo, según la cantidad de personas que sean objeto protección, según lo dispone la legislación especial.
En cuanto a los otros datos como la cédula, dirección, número de teléfono la etiqueta que se utilizará es “Valor001”.
Las sentencias dictadas por las Salas de la Corte o por los Tribunales Superiores que estén en firme o con cosa juzgada material, no serán despersonalizadas, solo aquellas dictadas a personas menores de edad o alguna resolución que señale un estado de inimputabilidad.
También establece dos tipos de bases de datos, la de acceso restringido que contendrá toda la información íntegra, sin tratamiento de despersonalización, de consulta interna mediante los procedimientos y sistemas informáticos establecidos y la base de datos pública, que contiene la información que debe ser publicada en Internet o de acceso a terceras personas, con información despersonalizada según el reglamento aquí aprobado y la Ley vigente.
En el caso de las sentencias, lo publicado deberá coincidir con la versión existente en el Repositorio, que será el archivo oficial, de donde se podrá obtener el documento para su publicación.
Las personas usuarias que consideren que sus datos no están protegidos pueden presentar la solicitud, inquietud, duda o queja de forma electrónica ante la Contraloría de Servicios del Poder Judicial, la cual dará trámite y respuesta a las gestiones, en un plazo de cinco días hábiles.
“Las resoluciones y otros documentos emitidos antes del mes de setiembre del 2011, se despersonalizarán a petición de parte. Aquellas solicitudes de protección que se reciban mediante las Contralorías de Servicios, deberán ser remitidas de inmediato a la persona o despacho encargado de la protección, para su trámite y resolución. Este reglamento será de acatamiento obligatorio para todas las personas redactoras, despachos y oficinas judiciales, a partir de su aprobación y publicación. En caso de incumplimiento se aplicarán las medidas sancionatorias correspondientes”, se dispuso en el reglamento.
Esta es una reproducción de la noticia publicada en el Observatorio Judicial - Actualidad Judicial, el 1° de setiembre de 2014, por la Sección de Prensa, Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional del Poder Judicial.